Muitos gestores acreditam que o Orçamento Baseado em Zero só é aplicável apenas em pequenas empresas em virtude de ser um processo muito mais detalhado e trabalhoso. Muitos também não acreditam em seu benefício, uma vez que a grande maioria dos executivos prefere dedicar-se apenas ao planejamento geral e não se ater a detalhes.
Neste artigo, falaremos sobre o Orçamento Base Zero como uma ferramenta que pode ser usada para melhorar a compreensão de uma empresa sobre processos, atividades, riscos, custos, análise de valor e oportunidades de melhoria constante. É importante salientar que é um modelo que não precisa ser aplicado a todas as despesas, atividades e departamentos que geralmente são impactados em um orçamento.
A pressão gerada pela competitividade e pela necessidade de tomada de decisões de maneira ágil exige cada vez mais que as empresas avancem e aprimorem constantemente seus modelos e processos de negócios e gestão, a fim de cumprir a missão e objetivos definidos desde a sua fundação e constantes da sua visão de futuro. Este avanço pode ser traduzido no foco do crescimento de suas receitas, lucratividade, melhoria dos processos e atividades, melhoria de sua equipe, comunicação das metas e objetivos, além de ter uma excelente visibilidade sobre seus custos.
A prática comum no orçamento é o roll-forward dos resultados do ano anterior como base para o próximo ano. Embora não haja nada de errado com essa abordagem, por si só, ela não considera adequadamente se o desempenho do ano passado foi otimizado. Só porque uma organização parecia financeiramente saudável, não significa que estabeleceu um forte controle de custos, que otimizou processos etc. Como consequência desse roll-forward, as empresas cometem erros de planejamento, estabelecendo metas financeiras no início do processo e reabastecendo as atividades operacionais para cumprir essas metas. Isso é invertido, reativo e não aborda adequadamente as atividades necessárias para conduzir o negócio.
Para atingirmos os objetivos empresariais identificando os drivers de custo e garantindo que eles sejam gerenciados com prudência e coerência temos o modelo orçamentário denominado Orçamento Base Zero (“OBZ”). A essência do orçamento baseado zero é orçar a empresa com foco em suas necessidades futuras, e não de maneira incremental como nos modelos tradicionais.
Muitas metodologias foram desenvolvidas e adaptadas por consultorias em todo o mundo, mas o conceito principal do método segue os seguintes princípios:
• Pacote de Decisão;
• Limiar;
• Diferentes maneiras de se executar a mesma atividade;
• Incrementos;
• Priorização;
• Indicadores;
• PDCA;
• Participação intensa dos colaboradores;
• Acompanhamento Sistêmico.
Quando trabalhamos com orçamento base zero, nosso foco é:
• Análise de atividades;
• Análise de processos de negócios;
• Revisão de processos;
• Análise de custos;
• Quebra de paradigmas;
• Relação custo-benefício;
• Racionalização;
• Entendimento da cadeia de valor da organização;
• Automação;
• Simplificação;
• Redução de hierarquias;
• Terceirização.
Em vez de confiar no desempenho do passado como um ponto de partida justificado, o OBZ envolve analisar categorias de drivers de custo e focar no futuro com um novo olhar.
As necessidades de recursos são identificadas quase como se a empresa estivesse elaborando uma previsão pela primeira vez. Em sua essência, OBZ força os gestores a pensar diferente, quebrar paradigmas, inovar.
O que muitas vezes assusta os executivos é que o OBZ, por tratar da origem da geração dos custos empresariais, acaba expondo a produtividade dos departamentos, possíveis falhas, redundâncias, gorduras, e outras situações e ações que já poderiam ter sido tomadas e não foram.
Esta situação já não ocorre no orçamento incremental, pois ele parte de um custo ou produtividade já realizado e não há incentivo para rever estes pontos.
Tradicionalmente, o processo orçamentário em uma empresa consome quase quatro meses das agendas dos executivos e eles temem que com o OBZ levarão mais tempo na consecução dos orçamentos de seus departamentos.
Em relação ao aspecto “tempo”, levar quase quatro meses de trabalho de executivos para a elaboração de um orçamento empresarial tradicional já é algo inconcebível, pois, apesar de um evento importante em suas agendas, a sua elaboração não deveria levar mais do que 60 dias. Isto ocorre em muitas empresas pela falta de método, objetivos claros, prazos pré-definidos, sistema de informações interno e de mercado inadequados, comprometimento, fluxo de trabalho, falta de ferramentas apropriadas para a elaboração do planejamento orçamentário, como por exemplo o CPM Prophix, assertividade, processo de comunicação interno deficiente, visão de longo prazo e, até, capacidade de decisão e ou de assumir posições e responsabilidades relacionadas às despesas e receitas que ainda não ocorreram.
Se sua empresa leva mais que 60 dias para validar seu orçamento empresarial para o próximo ano, pode ter certeza de que tem muito a melhorar em seu processo e você está desperdiçando um tempo precioso de seus profissionais.
Quando implantamos o OBZ é necessário estabelecer prioridades no primeiro ano. A Regra de Pareto é um bom começo. Para os demais anos, se você continuar com este processo, com certeza sua equipe será mais crítica em relação às despesas, custos, investimentos, criação de novas atividades, pois a todo momento fará uma relação de custo-benefício antes de propor incrementos.
Outro ponto interessante é que além de ser uma metodologia de elaboração de orçamento, pode ser utilizada para avaliar projetos de investimentos e ser aplicada a qualquer atividade ou departamento em qualquer período do ano como ferramenta melhoria de resultados.
Se sua empresa quer conhecer como aplicar esta metodologia contate-nos.
(11) 2450-7488
(11) 93011-1501
(16) 98238-0110
Comments